¿Por qué tu academia necesita un agente de WhatsApp?
Las academias e institutos educativos en Costa Rica reciben la mayoría de consultas por WhatsApp: padres preguntando por cursos para sus hijos, adultos consultando idiomas, estudiantes consultando horarios. Pero el equipo administrativo no puede atender 50 mensajes diarios mientras también gestiona inscripciones, certificados y pagos.
La pérdida es real: los prospectos que escriben en la noche o el fin de semana muchas veces buscan opciones rápidamente y se inscriben en la primera academia que les contesta. La que tarda 24 horas en responder pierde el lead.
Un agente de IA en WhatsApp atiende todas las consultas 24/7, informa cursos disponibles, agenda clases de prueba o de inscripción, califica al estudiante según su nivel, y solo escala cuando hay casos especiales (becas, descuentos, grupos empresariales).
Qué automatiza Atiendo24 para academias
- Información de cursos, horarios y precios. Inglés, francés, mandarín, música, programación, robótica, danza. El agente conoce qué cursos hay, qué niveles, qué días y horarios se imparten y qué cuesta cada modalidad (presencial, online, intensivo, mensual).
- Agendamiento de clases de prueba o evaluación. Para muchos cursos, la academia ofrece clase de prueba gratis o evaluación de nivel. El agente la agenda con el profesor correspondiente según la disponibilidad real, sin que admin tenga que coordinar.
- Calificación del estudiante (edad, nivel, objetivo). Para un curso de inglés, el agente pregunta edad del estudiante, nivel actual (principiante, intermedio, avanzado) y objetivo (conversacional, examen, trabajo). Lleva al estudiante al curso correcto desde el primer mensaje.
- Recordatorios y seguimiento. Recuerda al estudiante de su clase de prueba 24h y 1h antes. Después del trial, hace seguimiento automático para que tome la decisión de inscribirse. Sin esto, muchos prospectos se enfrían.
- Escalación para becas, descuentos o grupos. Cuando alguien pide beca, descuento por familia, curso empresarial para 15 personas, o cualquier caso fuera del estándar, el agente escala a admin para coordinar la oferta personalizada.
Casos de uso reales en una academia
Mamá pregunta por inglés para hijo de 8 años
El agente informa sobre el programa Kids (edades 6-10), horarios disponibles (sábados, después de escuela), precio mensual, y ofrece clase de evaluación gratis. Si la mamá acepta, agenda para el sábado con la profesora de niños y manda recordatorio el viernes.
Adulto quiere curso intensivo de inglés para viajar
El agente pregunta nivel actual, objetivo (conversacional para turismo, examen TOEFL, trabajo), disponibilidad. Le ofrece el curso intensivo de 4 semanas, agenda evaluación de nivel y le manda el contenido del programa.
Empresa pide cotización para curso corporativo
El agente detecta que es B2B (grupo, factura a empresa), pide datos básicos (cantidad de empleados, nivel actual, objetivo, modalidad presencial/virtual) y escala a admin para que coordine cotización formal con descuento corporativo.
Estudiante actual pregunta su horario o profesor
El agente busca su matrícula por número de teléfono, le confirma su horario, profesor asignado y aula. Si pide cambio de horario, escala a admin para verificar disponibilidad en el nuevo grupo.
Preguntas frecuentes de academias
¿El agente puede dar la clase de prueba?
No. Las clases las dan los profesores. El agente solo agenda la clase de prueba (gratuita o con costo según tu modelo) en el horario correcto con el profesor disponible.
¿Cómo evalúa el nivel del estudiante para asignar grupo?
Hace preguntas básicas conversacionalmente (edad, qué cursos ha hecho antes, qué nivel siente que tiene, cuál es el objetivo). Para evaluación formal, agenda con un profesor que hace el test de nivel real.
¿Maneja pagos y mensualidades?
Puede informar precios y enviar links de pago (Stripe o SINPE para depósito). Para cobranza recurrente y gestión de mensualidades, eso lo seguís manejando como hoy. El agente puede enviar recordatorios cuando un estudiante tiene mensualidad pendiente.
¿Aplica descuentos por familia o por inscripción temprana?
Si configurás promociones (10% por familia, 5% por pago anual adelantado), el agente las menciona cuando son relevantes. Pero no inventa descuentos ni los aplica sin tu autorización.
¿Maneja varios cursos o academias con un solo número?
Sí. Si tenés una academia con varios programas (idiomas, música, programación), el agente entiende cada uno y dirige al estudiante al programa que le corresponde. Si son academias distintas, idealmente cada una tiene su propio número.
Cuánto cuesta para una academia
El plan Pro de Atiendo24 ($99/mes) cubre hasta 2.000 conversaciones mensuales con Google Calendar, recordatorios y panel de leads. Una academia con 100-300 estudiantes activos en Costa Rica recibe entre 300 y 800 consultas por WhatsApp al mes — el Pro alcanza con margen. Para institutos más grandes o cadenas con varias sedes, el plan Business ($199) es ilimitado. 30 días gratis sin contrato. La inversión se paga sola: si el agente te trae 1-2 inscripciones adicionales al mes que de otra manera se hubieran ido a otra academia, ya está cubierto.